Chatbot og informasjon om behandling av dine personopplysninger
1. Innledning
I denne personvernerklæringen beskriver vi hvordan Posten Bring AS (Posten) behandler dine personopplysninger når du kontakter oss ved bruk av vår chatbot.
I tillegg til denne spesifikke personvernerklæringen gjelder Posten og Brings generelle personvernerklæring.. Der kan du blant annet lese mer om hvilke rettigheter du har etter personvernregelverket.
Behandlingsansvarlig for personopplysninger som registreres som følge av din bruk av chatboten er Posten Bring AS, organisasjonsnummer 984 661 185, Biskop Gunnerus’ Gate 14 A, 0185 Oslo.
For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte personvernombudet i Posten Bring AS, på e-postadressen: personvernombud@posten.no.
2. Kort om Postens chatbot
En chatbot er enkelt forklart et dataprogram som er utviklet for å samhandle med mennesker ved hjelp av språk, skrift eller tale.
Du kan få svar på det du lurer på om sending av pakker og brev, sporing av pakker, flytting, eller Digipost, for å nevne noe.
Se etter chat-symbolet i nedre høyre hjørne på skjermen.
3. Hvilke opplysninger bruker vi og hvorfor?
Når du bruker chatboten:
Den eneste personopplysningen som er relevant for chatboten er sendingsnummer dersom du vil bruke chatboten til å spore en sending. Ut over det trenger du ikke å registrere noen personopplysninger for å bruke chatboten.
I den grad vi behandler personopplysninger er det for å kunne besvare henvendelsen din på best mulig måte. Behandlingsgrunnlaget for slik behandling er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b) fordi behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne gi deg svar via chatboten slik du ber om.
Utvikling av chatboten:
Vi tar stikkprøver av kundenes spørsmål i chatboten for å forbedre chatboten's svar. Vi bruker ingen personopplysninger i denne forbindelse.
Statistikk og evaluering:
Vi benytter spørsmålene som stilles i chatboten til å utarbeide statistikk og til på annen måte å evaluere bruken, men bruker ingen personopplysninger i denne forbindelse.
Opprette sak til kundeservice
Du kan velge å opprette en sak hos oss gjennom chatbot. Når denne opprettes ber vi om navn, e-postadresse og telefonnummer. Disse opplysningene brukes kun for saksbehandlingen og tilbakemeldingen i saken. Opplysningene slettes etter våre normale sletterutiner.
4. Sletting
Samtalen din med chatboten lagres i 1 måned med mindre du velger å slette samtalen når du er ferdig. Du kan også laste ned samtalen om du ønsker det. Klikk på spørsmålstegnet i kanten øverst i chatvinduet og deretter ønsket valg om du vil slette eller lagre samtalen.
5. Leverandør
Kindly AS er leverandør av chatboten. De behandler eventuelle personopplysninger om deg på våre vegne og i henhold til databehandleravtale inngått med Posten.
6. Hvis chatboten ikke kan svare og du ber om å komme i kontakt med en medarbeider på kundeservice
Hvis du stiller spørsmål som ikke chatboten kan svare på får du tilbud om å komme i kontakt med en kunderådgiver gjennom chat. Du blir da bedt om først å oppgi navn, e-postadresse og telefonnummer. Vi ber om disse opplysningene mens du står i «chatte-kø» fordi det i de aller fleste tilfeller er nødvendig at vi har opplysningene for å kunne løse saken på en god måte. At vi innhenter opplysningene før det opprettes kontakt med kunderådgiver skyldes at det gjør oss mer effektive enn om kunderådgiver hadde måtte be om informasjonen etter at det var opprettet kontakt. Dermed blir også ventetiden for å komme i kontakt med kunderådgiver kortere.
Opplysningene brukes ikke til noe annet enn å følge opp spørsmålene dine og til å be om tilbakemelding på hvordan du opplevde vår kundeservice. Dette er det frivillig å svare på.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av ovennevnte opplysninger er GDPR artikkel 6 nr. bokstav f) fordi vi har vurdert det slik at hensynet til den enkeltes personvern ikke veier tyngre enn Postens interesse i å behandle personopplysningene for nevnte formål.
Opplysninger som fremkommer gjennom chat med en kunderådgiver lagres i 3,5 år hvis det gjelder klage eller reklamasjon. Chat som gjelder rådgivning, informasjon eller andre tjenester lagres i 1,5 år.